Il Congresso
Caprimed, agenzia organizzatrice di eventi e congressi, ha scelto Infordata Sistemi per gestire il controllo accessi e presenze e per l’identificazione degli invitati attraverso badge per il V° Congresso Nazionale della FIMP.
L’1 ottobre, presso il Lingotto di Torino, ha avuto inizio il V° Congresso Nazionale della FIMP (Federazione Italiana Medici Pediatri), contando su oltre 2.500 iscritti e una durata di 4 giorni.
Il titolo del Congresso FIMP ‘Assistenti di volo’ è stato partorito con l’intento dei pediatri di guidare ed accompagnare le famiglie lungo il cammino di crescita dei propri figli e insegnare loro uno stile di vita corretto fin dai primi anni. Il pediatra è senza dubbio partecipe nel percorso di crescita del bambino e, con i genitori, vuole accompagnarlo fino all’età del completo sviluppo.
Il Congresso ha rappresentato per la FIMP la chance per fornire ai genitori consigli utili presentando due decaloghi: uno che tratta delle difficoltà ad addormentarsi di cui soffrono i figli, l’altro che mira alla difesa dei bambini contro i possibili pericoli che si possono incontrare in Internet.
La soluzione di Infordata
Per soddisfare le necessità del cliente Infordata Sistemi ha scelto il software MeetMe per la gestione eventi, un sistema completo che garantisce il controllo accessi, la gestione delle presenze, l’accreditamento degli invitati ai congressi e la creazione di un report con i dati raccolti dal programma (foglio presenze).
Per l’accreditamento al congresso è stata ideata una segreteria con 10 hostess. I partecipanti (medici e infermieri di varie categorie) si presentavano al desk, che era suddiviso in più postazioni ordinate alfabeticamente (es. colonna con cognomi da A a C, da D a F, etc.), e le hostess gli consegnavano la cartellina dei lavori e il badge, il quale prima di essere consegnato veniva passato su un lettore UHF Desktop per confermare l’accredito (automatico) della persona.
Quasi tutti i badge sono stati stampati prima del congresso, durante il quale sono solo stati stampati dei nuovi badge per le ultime iscrizioni e per gli ospiti. Dato che il congresso aveva una durata di più giorni è capitato spesso che i partecipanti dimenticassero il badge in albergo, quindi si doveva provvedere a ristampare dei nuovi badge provvisori. Grazieal fatto che il software MeetMe può gestire più di un badge per persona, il problema di calcolare le presenze è stato abilmente risolto: se ci fosse infatti la possibilità di associare solo un badge per persona (e relativo numero di serie) si perderebbe l’associazione di accrediti e presenze. Tramite il software gestione congressi MeetMe è stato costantemente monitorato il numero delle persone presenti al congresso classificate per categoria di appartenenza. Questa è stata un’informazione fondamentale per gli organizzatori in quanto è stata molto utile per calcolare il numero di pasti e tavoli necessari per pranzi e cene.
Alla fine del congresso l’organizzazione ha stampato gli attestati di partecipazione in base ai dati delle persone accreditate tramite MeetMe.
Per le presenze è stato predisposto un sistema di 4 varchi con antenne UHF collegate al controller IS2300. Ogni controller, a sua volta, era collegato a diversi netbook che raccoglievano i dati dei numeri di serie letti. Per la lettura dei badge basta che le persone si trovino o passino in prossimità del varco per essere riconosciute. Ad ogni varco sono state predisposte più antenne, poste direzionalmente sia verso l’interno che verso l’esterno delle sale, rendendo così facile l’associazione del passaggio della persona con un’entrata o ad un’uscita. In base alla differenza oraria tra la prima e la seconda lettura del badge il software MeetMe è capace di calcolare il tempo di presenza effettiva nelle sale/zone. Il calcolo delle presenze dei medici e degli infermieri è stato utile al fine di riconoscere i crediti formativi per l’ECM.
E’ stata predisposta inoltre anche una rete Wi-Fi con diversi access point e WiFi repeater per poter rendere possibile la trasmissione tra il server e i dispositivi predisposti ai varchi. Poiché nell’edificio del congresso non c’era una linea Internet a disposizione è stata usata per la comunicazione una semplice chiavetta Internet UMTS che ha svolto egregiamente il lavoro. Per sicurezza era stato predisposto in loco un server di backup nel caso si fossero presentati problemi di comunicazione.
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